INSTRUKCJA STOSOWANIA ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA FINANSOWEGO DO TRANSAKCJI OKAZJONALNYCH PONADPROGOWYCH (PONAD 1000 EURO) Z OSOBAMI FIZYCZNYMI Czym są środki bezpieczeństwa finansowego? Jest to tzw. KYC (Know Your Client) jako część AML (Anti Money Laundering). Większość osób przez KYC kojarzy identyfikację (spisanie danych) klienta i jego weryfikację. W rzeczywistości na KYC składa się jednak więcej rzeczy. Przychodzi do mnie klient jako osoba fizyczna i… co muszę zrobić? Musisz ocenić tego klienta i dowiedzieć się jaką chce zrobić transakcję. Transakcja okazjonalna ponadprogowa to transakcja o wartości ponad 1000 euro z klientem z którym nie masz stałych stosunków gospodarczych (nie jest Twoim stałym klientem) oraz nie masz podejrzenia, że może dochodzić do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Skąd mam wiedzieć z jakim klientem nie mam stałego stosunku gospodarczego? Ustawa niestety wskazuje tylko, że stały stosunek gospodarczy to sytuacja gdy występuje element „trwałości”. Jeśli masz z kimś podpisaną umowę na wymianę walut wirtualnych cykliczną (co jakiś czas) – to masz taki stosunek. Jak z kimś po prostu często robisz transakcje to też masz takich stosunek. Trzeba to ocenić indywidualnie, ale 5 transakcji z jednym klientem zdecydowanie może już świadczyć o stałym stosunku gospodarczym. Nie ma jednak żadnych wytycznych co jaki czas można robić transakcje, czyli czy np. nie ma znaczenia, że 5 transakcji nie były w ciągu 1 miesiąca tylko w ciągu 12 miesięcy. Jak mam ocenić klienta? Efektem oceny klienta powinno być przyporządkowanie go do danego ryzyka (niskiego – standardowego – podwyższonego – nieakceptowalnego). Nie wystarczy jednak samo wpisanie tego ryzyka „z ręki”, powinieneś wypełnić KARTĘ OCENY KLIENTA. W tej karcie zawarte są informacje co do danego klienta i dokonując punktacji każdego elementu mamy ryzyko ocenione. Jaka karta oceny klienta? Skąd w ogóle taki pomysł? Art. 33 i 34 ustawy AML stawia wymóg oceniania i dokumentacji rozpoznawanego ryzyka. Karta oceny ryzyka temu pomaga, przy czym część osób robi to zbiorczo. Nie jest to idealnie poprawne rozwiązanie, gdyż widzimy że wedle kontroli organy chciałyby mieć te oceny zrobione indywidualnie wraz z punktacją. Muszę tę kartę wypełnić przed czy po transakcji? Ocena ryzyka powinna nastąpić przed transakcją, ale odnośnie wypełnienia nie ma takiego obowiązku. O ile tylko transakcja pod względem ryzyka nie jest nieakceptowalna, to można to zrobić po transakcji. Czy klient musi podpisać kartę oceny? Nie, to dokument wewnętrzny potrzebny na wypadek kontroli. Jak mam zarchiwizować kartę oceny klienta? Organy kontrolne chcą mieć pewność kiedy doszło do jej sporządzenia. Karty powinny zatem być podpisane lub utrwalone w sposób pewny. Podpis ePUAPem lub podpisem kwalifikowanym jest idealnym sposobem, ale przesłanie dokumentu na dysk google i w ten sposób „utrwalenie daty” powinno być również wystarczające. Zwracamy uwagę też, że podpisywaniem/przesyłanie zbiorcze wielu dokumentów po np. tygodniu również nie powinno być problematyczne, gdyż będzie to świadczyło po prostu o cyklicznej-technicznej czynności. Większym problemem przy kontrolach jest to, gdy w ogóle te dokumenty nie są sporządzane bądź w ogóle nie ma czynności utrwalenia (czyli kontrolerzy podejrzewają, że dokumenty zostają sporządzone w czasie kontroli i antydatowane). Dlatego zwracamy uwagę, aby wszystko było dokumentowane i utrwalane w sposób pewny, aby nie dochodziło do wątpliwości co do daty sporządzenia i zarchiwizowania. Mam zatem ocenionego klienta – załóżmy nawet przed transakcją, co muszę zrobić aby ją przeprowadzić z klientem będącym osobą fizyczną jako transakcję okazjonalną ponadprogową, bez stosunku gospodarczego? Identyfikacja klienta (czyli zebrać jego dane zgodnie z procedurą AML) oraz zweryfikować jego tożsamość; Zidentyfikować czy jest on beneficjentem rzeczywistym (można odebrać oświadczenie co do beneficjenta rzeczywistego w razie wątpliwości); Ustalić czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (można odebrać oświadczenie co do braku zajmowania takiego stanowiska ani bycia członkiem rodziny takiej osoby); Dokonać sprawdzenia na listach sankcyjnych klienta i sporządzić z tego notatkę lub zarzut z ekranu; Poinformować osobę o przetwarzaniu jego danych osobowych (aczkolwiek nigdy w ramach kontroli z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu nie było to sprawdzane). Czym mogę zweryfikować osobę fizyczną? Ustawa daje dość szeroki wachlarz, ale w toku kontroli potwierdza się, że kontrolerzy chcą akceptować wyłącznie dowody osobiste i paszporty. Odrzucane jest przykładowo prawo jazdy (wskazują, że jest to dobry dodatkowy dokument, stosowany w ramach intensyfikacji środków bezpieczeństwa finansowego). Czy mogę albo muszę wziąć skan dowodu osobistego? Ustawa daje podstawę do przetwarzania danych osobowych i sporządzania kopii dokumentów (skanów). Nie ma co prawda ustawowo wymogu, ale weryfikację trzeba udokumentować. W toku kontroli kontrolerzy nie chcą uznawać zbytnio innych dowodów niż właśnie skany. Uważamy jednak, że jeśli obie strony podpiszą się na notatce, że dowód został okazany, bądź będziemy mieli świadka ze swojej strony, który taką notatkę podpisze, to powinno to zostać uznane. Rekomendujemy jednak zbieranie skanów. Jak mam to wszystko zrobić, skoro klient chce przeprowadzić szybko transakcję? W praktyce chodzi o udokumentowanie czynności na potrzeby kontroli. Skanu dowodu osobistego i oświadczeń od klienta jak już skończyć z nim transakcję nie pozyskasz – a więc to faktycznie trzeba zebrać na początku. Reszta… również powinna być przed transakcją, ale realnie kontrolerzy nie są w stanie zweryfikować kiedy jest to robione. Zdecydowanie sugerujemy robić wszystko przed transakcją! Słyszałem, że powinienem jeszcze mieć oświadczenie co do źródła pochodzenia środków? Badanie źródła pochodzenia środków występuje kiedy mamy z kimś stały stosunek gospodarczy i to tylko gdy uznajemy to za „uzasadnione” (według ustawy). Przy transakcji okazjonalnej formalnie tego wymogu nie ma, ale powinno się to robić w razie stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Czyli jeśli ktoś do nas przychodzi i uznajemy transakcję (i klienta) z jakiegoś powodu za podejrzanego, bądź sama wysokość transakcji może budzić podejrzenia, to już wtedy powinniśmy zbadać źródło pochodzenia środków. Te badanie jednak nie powinno sprowadzać się do samego oświadczenia. Powinniśmy mieć dokument źródłowy, taki jak np.: zeznanie podatkowe, historię z rachunku bankowego, potwierdzenia przelewów z wynagrodzenia za pracę, umowę darowizny wraz z potwierdzeniem jej zgłoszenia lub zapłacenia podatku, akt notarialny sprzedaży nieruchomości bądź inne potwierdzające kwestie majątkowe. Czyli jak zrobić tak aby było dobrze i transakcję okazjonalną z osobą fizyczną ponad 1000 euro przeprowadzić? Najlepiej zrób ten skan dowodu osobistego, zadaj kilka pytań z karty oceny klienta i zapamiętaj odpowiedzi, upewnij się czy masz wszystkie dane do formularza identyfikacyjnego i odbierz oświadczenie co do beneficjenta rzeczywistego i przeprowadź transakcję; Jeśli transakcja jest na wysoką kwotę, to zainteresuj się źródłem pochodzenia majątku; Jeśli transakcja jest z osobą o dziwnie brzmiącym imieniu i nazwisku to sprawdź go na liście sankcyjnej (notatkę możesz zrobić później); Jeśli masz wątpliwość czy klient jest beneficjentem rzeczywistym to odbierz od niego oświadczenie; Po co mam pytań kogoś w ramach identyfikacji danej osoby czy prowadzi firmę i jaką? On przecież chce zrobić transakcje ze mną jako osoba fizyczna poza swoją firmą. Ustawa niestety tego wymaga, gdyż prowadzenie działalności gospodarczej może wpływać na ocenę ryzyka (przykładowo osoba kontaktuje się z Tobą celem przeprowadzenia transakcji, a sama jest jubilerem i prowadzi w tym zakresie działalność gospodarczą).